Your Career Opportunity
The Administrative Assistant will be required to perform an array of administrative duties in a professional and timely manner. Additional responsibilities include scheduling meetings and appointments, coordinating boardroom set-ups and offer assistance as required. Compose letters, reports, memos, and contracts as needed. The Administrative Assistant is also accountable for drafting, reviewing, and editing time-sensitive correspondence sent by the management team. Other duties, relevant to the position, shall be assigned as required.
How You Will Be Spending Your Time
- Provide administrative support to all departmental members.
- Perform basic bookkeeping functions.
- Interact with financial institutions with respect to making deposits and reconciling bank statements.
- Complete and review all expense reports, invoices, and other relevant monetary documents.
- Review and prepare all documents, reports and other correspondence materials for the management team.
- Courteously receive and screen all in-bound calls, emails, and visitors.
- Coordinate departmental office activities.
- Review, evaluate and distribute all incoming and outgoing mail.
- Maintain daily appointments of all management and executive members.
- Take and transcribe dictation notes and meeting minutes.
- Maintain a high level of confidentiality in all interactions.
- Assist with report and presentation preparation.
- Maintain a professional image and demeanor with all employees, management, executives and visitors at all times.
- Research and assist with all Requests for Proposals (RFP).
- Maintain and monitor office supply inventory levels and place orders as required.
- Prepare travel arrangements with a keen attention to detail, where necessary.
- Other duties, relevant to the position, shall be assigned as required.
Specialized Knowledge, Skills, Attributes Required You Need to be Successful
- Excellent communication skills, French and English
- Secondary School Diploma required.
- Business Administration degree or diploma required.
- 5-7 years' experience as an Administrative Assistant, or relevant role, considered an asset.
- Proficient use of various office-based software including Microsoft Office and Excel.
- Professionalism and patience
- Team player but able to work autonomously
- Ability to work under pressure and meet deadlines
Working Conditions
- Remote
- Monday to Friday 9am to 5pm some evenings on rotation
- 37,5 hours / weekly
Crew Advantages
· Competitive salary
· One paid day off for your birthday
· Travel perks for you and your friends and family
· Health and dental insurance
· Employee Assistance Program
The Company values diversity in the workplace and is committed to employment equity. In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), the company will provide accommodation, accessible formats and communication supports for the interview upon request and we will work with you to meet your accessibility needs.
REJOINEZ NOTRE ÉQUIPE et TRAVAILLEZ DE CHEZ VOUS
Poste: Assistant(e) administratif(ve) bilingue
Statut : Temps plein
Rend compte à : Directeur général
Lieu de travail : Remote/Hybrid
Votre opportunité de carrière
L'assistant(e) administratif(ve) sera chargé(e) d'effectuer une série de tâches administratives de manière professionnelle et dans les délais impartis. Les responsabilités supplémentaires comprennent la programmation des réunions et des rendez-vous, la coordination de la mise en place des salles de réunion et l'offre d'une assistance en cas de besoin. Rédiger des lettres, des rapports, des mémos et des contrats selon les besoins. L'assistant administratif est également responsable de la rédaction, de la révision et de l'édition de la correspondance urgente envoyée par l'équipe de direction. D'autres tâches, en rapport avec le poste, lui seront confiées en fonction des besoins.
Comment vous occuperez-vous de votre temps ?
· Fournir un soutien administratif à tous les membres du département.
· Effectuer des tâches comptables de base.
· Interagir avec les institutions financières en ce qui concerne les dépôts et le rapprochement des relevés bancaires.
· Remplir et examiner toutes les notes de frais, factures et autres documents monétaires pertinents.
· Examiner et préparer tous les documents, rapports et autres documents de correspondance destinés à l'équipe de direction.
· Recevoir et filtrer avec courtoisie tous les appels entrants, les courriels et les visiteurs.
· Coordonner les activités de bureau du département.
· Examiner, évaluer et distribuer tout le courrier entrant et sortant.
· Maintenir les rendez-vous quotidiens de tous les membres de la direction et des cadres.
· Prendre et transcrire des notes dictées et des comptes rendus de réunions.
· Maintenir un haut niveau de confidentialité dans toutes les interactions.
· Aider à la préparation des rapports et des présentations.
· Maintenir une image et un comportement professionnels avec tous les employés, la direction, les cadres et les visiteurs à tout moment.
· Effectuer des recherches et participer à toutes les demandes de propositions (RFP).
· Maintenir et surveiller les niveaux d'inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
· Préparer les arrangements de voyage en accordant une attention particulière aux détails, le cas échéant.
· D’autres tâches, en rapport avec le poste, seront assignées selon les besoins.
Connaissances, compétences et qualités spécialisées requises pour réussir
· Excellentes aptitudes à la communication, en français et en anglais
· Diplôme d'études secondaires requis.
· Diplôme en administration des affaires exigé.
· Une expérience de 5 à 7 ans en tant qu'assistant administratif, ou dans un rôle pertinent, est considérée comme un atout.
· Maîtrise de divers logiciels de bureautique, notamment Microsoft Office et Excel.
· Professionnalisme et patience
· Esprit d'équipe mais capacité à travailler de manière autonome
· Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
Conditions de travail
· Travail à distance
· Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00, certains soirs par rotation
· 37,5 heures / semaine
Avantages pour l'équipage
· Salaire compétitif
· Un jour de congé payé pour votre anniversaire
· Avantages en matière de voyages pour vous, vos amis et votre famille
· Assurance maladie et dentaire
· Programme d'assistance aux employés
L'entreprise valorise la diversité sur le lieu de travail et s'engage à respecter l'équité en matière d'emploi. Conformément à la loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (AODA), l'entreprise fournira, sur demande, des aménagements, des formats accessibles et des supports de communication pour l'entretien, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d'accessibilité.
Job Type: Full-time
Salary: $45,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- RRSP match
- Wellness program
- Work from home
Schedule:
Work Location: Hybrid remote in Etobicoke, ON M9B 1B1
