I – PRÉSENTATION
Sous l’autorité du directeur régional, l’Assistant.e. de direction/Chargé.e RH intervient de façon transversale sur des tâches administratives, logistiques et de communication pour contribuer au bon déroulement des activités de la direction régionale AUF - Amériques et à l’information des personnes.
II - PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Secrétariat et soutien administratif
- Assurer le secrétariat et le soutien administratif du personnel de direction (gestion des calendriers, gestion des appels, gestion du courrier, organisation des réunions, appui à l’organisation des déplacements et des missions, etc.)
- Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des procès-verbaux, des notes administratives etc.
- Mettre à jour, réviser et organiser la documentation à diffuser sur l’intranet ou à conserver dans l’espace de stockage de la direction (guides, procédures, annuaires, organigrammes, etc.) ;
- Assurer la saisie, le suivi et la réception des commandes relatives à ses fonctions dans le logiciel prévu à cet effet
- Fournir un appui à la comptabilité en recevant, préparant et classant les pièces comptables en amont (factures, devis, courrier de rappels de paiement, reçus de paiement etc.)
Appui à la réalisation d’actions ou de projets
- Apporter un appui dans l’organisation de l’activité de la direction régionale AUF - Amériques (organisation de groupes de travail, prise de rendez-vous, circulation de l’information, etc.)
- Prendre en charge le suivi administratif de certains dossiers (pré-classement de candidatures à des appels à projets, contact de fournisseurs, etc.)
- Contribuer à la préparation d’actions en prenant en charge certains aspects logistiques
- Actualiser les données de suivi d’activité de la direction (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.) en lien avec les différents responsables des projets
Participation à la mise en œuvre des activités et projets RH et à la gestion des Ressources Humaines
- Participer à la planification et à la conduite des activités RH (ex. recrutement de personnel)
- Veiller à la diffusion, la bonne application et au respect des politiques, procédures et pratiques RH
- Alimenter, exploiter et maintenir à jour les données du système de gestion des RH
- Contribuer au maintien d’un bon climat de travail au sein de la direction régionale
- Intervenir à titre de personne ressource en matière de RH auprès du personnel de la direction
Communication
- Participer à la circulation de l’information à l'interne et à l'externe
- Élaborer et transmettre des documents ou rapports à la demande de ses supérieurs hiérarchiques
- Participer à la rédaction des rapports d’activités périodiques de la direction
Logistique
- Assurer la gestion du matériel et des fournitures de bureau (inventaire, achat, besoin des employés, etc.)
III - QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation
- Formation universitaire de premier cycle ou diplôme équivalent en secrétariat ou en administration ou toute autre discipline pertinente
Expérience
- Au moins deux (2) ans d’expérience dans un emploi similaire
- Expérience dans un contexte international, multisites et multiculturel, un atout
Compétences
- Capacité à utiliser efficacement les principaux outils de bureautique
- Connaissance des outils et techniques de secrétariat, bureautique et de classement papier et électronique des documents
- Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, prise de notes, rédaction de PV, etc.)
- Capacité à rédiger et/ou mettre en forme des documents
- Capacité à assurer la gestion du temps (agenda, déplacement, réunion, réservation, etc.)
- Faire preuve d'attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle
- Capacité à hiérarchiser les priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité
- Faire preuve d’habiletés relationnelles et communicationnelles
- Maîtrise du français à l'écrit et à l'oral
- Avoir une bonne connaissance de l’anglais et de l’espagnol
IV - CONDITIONS
- Lieu d’affectation : Montréal, Canada
- Type de contrat : Contrat à durée déterminée d’un (1) an
- Date de l’entrée en poste : Dès que possible
- Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable à Montréal
N.B. Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne doivent détenir un permis de travail valide.
