See French Version Below
We Offer
- Stimulating work environment;
- Competitive salary and advantages;
- Year-end bonus;
- Full benefits including comprehensive group insurance (drugs, eyes, care, disability insurance, life insurance, etc.);
- RRSP with employer contribution;
- Gym on site (2024);
- Opportunity to work for an innovative and growing company;
- Professional developement courses;
- Telemedecine;
- New factory with new and modern offices (2024); and
- Social activities (Food truck, karting, bowling etc.).
Our values
- Well being
- Innovation
- Team
- Results
Labsurface in a Nutshell
Labsurface offers a dynamic, respectful and healthy work environment. The values of the company are well-being, innovation, teamwork and results. Our success is mainly based on the quality of our employees. Teamwork is at the center of our activities because we advocate healthy communication between the different work teams and between departments. The creativity and innovation demonstrated by our employees allow the company to reinvent itself and continually progress.
Our standards in terms of human resources are high, and in return, in addition to offering a pleasant work environment, the compensation and benefits offered are also very competitive. We also offer employees a very high degree of latitude and we rely on the autonomy of our employees throughout the decision-making processes and in the daily activities of the company. One of our goals is to create talent and provide employees with opportunities for advancement.
Labsurface offers a dynamic, respectful and healthy work environment. Labsurface strives to provide premium products and the highest level of service to its customers. We develop and manufacture products that are high in solids and virtually VOC-free. Labsurface is the winner of the Manufacturer Award: Product and Technological Innovation at the Gala Vision 2018. Labsurface is also part of the prestigious Canada Growth 2020 list. Our company has increased its sales by more than 2000% since 2013.
Hope to meet you soon!
Administrative Support
- Provide senior level administrative support to the President, Vice-Presidents, Directors and Sales Managers;
- Plan and coordinate cost-effective and sometimes complex domestic and international travel arrangements and itineraries for individuals and groups; including flights, hotels and car reservations;
- Help manage the President’s agenda;
- Perform general administrative duties such as proofreading, editing or translating documents including presentations in both official languages to ensure quality of language, proper format, accuracy of content, etc.;
- Maintain proper inventory levels of office supplies; initiate purchase orders as necessary;
- Help schedule the use of conference rooms;
- Ensure all teleconference and videoconference equipment & desktop phones are in proper working order, troubleshoot with IT and resolve issues when needed;
- Purchase IT equipment;
- Help organize internal and external company events;
- Help organize sending greetings to customers;
- Maintain all meeting rooms and common areas (kitchen/dishwasher) in clean and organized condition;
- Main contact for greeting visitors and courier, ascertaining the nature of business, and directing visitors to the appropriate person (starting in 2024);
- Track incoming mail and distribute accordingly, prepare outgoing mail, including shipments via Purolator and Quick Messenger; and
- Responsible to recommend, as appropriate, various elements or tools to improve the functional and administrative aspects of the department.
Accounting
- Check the various types of invoices and match them with purchase orders, delivery slips and approvals to ensure that quantities and prices are correct and that purchases are approved;
- Have invoices without purchase orders approved by the correct department;
- Verify or indicate the correct general ledger account for each invoice;
- Verify expense reports;
- Enter invoices and expense reports into the accounting system;
- Resolve discrepancies between purchase orders and invoices with the purchasing department and suppliers;
- Manage and reconcile corporate credit cards;
- Manage accounts payable inbox;
- Verify and reconcile supplier account statements; and
- Maintain a filing system for accounts payable.
Essential Qualifications
- Knowledge of business administration normally acquired through postsecondary or specialized education AND a minimum of 3 years as an Administrative Assistant is required;
- At least 3 years of experience in accounting, most accounts payable;
- Strong experience in the coordination of meetings and travel arrangements;
- Oral and written communication: English 10/10, French 8/10+;
- Timeliness;
- Great judgment, makes almost no mistakes;
- Demonstrated experience in bilingual administrative writing as well as bilingual text editing and formatting of corporate documentation is required;
- Proficient in computer systems and software such as MS Office suite is required (advanced / expert level required);
- Ability to work with minimal supervision with demonstrated decision making and problem solving skills is required;
- Ability to multi-task and manage a diverse mix of issues, responsibilities and challenges is required;
- Ability to work in a team environment, while developing supportive and productive working relationships is required;
- Strong ethical standards and the ability to be discrete in the handling of confidential and privileged information is required;
- Strong organizational skills with an ability to manage and prioritize work load in a proactive manner, providing feedback on progress and priority issues is required;
- An overall demeanor that is consistently professional, warm and approachable is required; and
- Assisting in the maintenance of documents (archiving, filing etc.).
Nous offrons
- Environnement de travail stimulant;
- Salaire compétitif;
- Boni de fin d'année;
- Avantages sociaux complets incluant assurances collectives complètes (médicaments, yeux, soins, assurance invalidité, assurance vie, etc.);
- REER avec contribution de l'employeur;
- Gym sur place (2024);
- Possibilité de travailler pour une entreprise innovante et en croissance;
- Formation à l'emploi;
- Télémédecine;
- Nouvelle usine avec bureaux neufs et modernes (2024); et
- Activités sociales (Food truck, karting, quilles etc.).
Nos valeurs
- Bien être
- Innovation
- Équipe
- Résultats
Labsurface en bref
L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.
Labsurface offre un climat de travail dynamique, respectueux et sain. Les valeurs de l'entreprise sont le bien-être, l'innovation, le travail d'équipe et les résultats. Notre succès repose principalement sur la qualité de nos employés. Le travail d’équipe est au centre de nos activités car nous prônons une saine communication entre les différentes équipes de travail et entre les départements. La créativité et l'innovation dont font preuve nos employés permettent à l'entreprise de se réinventer et de progresser continuellement.
Nos standards en matière de ressources humaines sont élevés, et en contrepartie, en plus d’offrir un environnement de travail agréable, la rémunération et les avantages sociaux offerts sont également très compétitifs. Nous offrons aussi aux employés un degré très élevé de latitude et nous comptons sur l’autonomie de nos employés tout au long des processus décisionnels et dans les activités quotidiennes de l’entreprise. Un de nos objectifs est la création de talents et d’offrir aux employés des opportunités d’avancement.
Labsurface offre un environnement de travail dynamique, respectueux et sain. Labsurface s'efforce de fournir des produits haut de gamme et le plus haut niveau de service à ses clients. Nous développons et fabriquons des produits à haute teneur en solides et pratiquement sans COV. Labsurface est le lauréat du prix Manufacturier : Innovation produit et technologique au Gala Vision 2018. Labsurface fait également partie de la prestigieuse liste Canada Growth 2020. Notre entreprise a augmenté ses ventes de plus de 2000% depuis 2013.
En espérant faire votre connaissance bientôt!
Soutien administratif
- Fournir un soutien administratif de niveau exécutif au président, aux vice-présidents, aux directeurs et aux directeurs des ventes;
- Planifier et coordonner des arrangements et des itinéraires de voyage nationaux et internationaux en respectant les budgets. Les arrangements pour les particuliers et les groupes sont parfois complexes, y compris les réservations de vols, d'hôtels et de voitures;
- Aider à gérer l'agenda du président;
- Effectuer des tâches administratives générales telles que la relecture, l'édition ou la traduction de documents, y compris les présentations dans les deux langues officielles, pour assurer la qualité de la langue, le format approprié, l'exactitude du contenu, etc.;
- Maintenir des niveaux d'inventaire appropriés des fournitures de bureau ; initier des bons de commande si nécessaire;
- Aider à planifier l'utilisation des salles de conférence;
- S'assurer que tout l'équipement de téléconférence et de vidéoconférence et les téléphones de bureau sont en bon état de fonctionnement ; dépanner avec l'informatique et résoudre les problèmes si nécessaire;
- Acheter du matériel informatique;
- Aider à organiser des événements internes et externes à l'entreprise;
- Aider à organiser l'envoi de salutations et de cartes aux clients;
- Maintenir toutes les salles de réunion et les aires communes (cuisine/lave-vaisselle) dans un état propre et organisé;
- Contact principal pour accueillir les visiteurs et le coursier, déterminer la nature des affaires et diriger les visiteurs vers la personne appropriée (à partir de 2024);
- Suivez le courrier entrant et distribuez-le en conséquence, préparez le courrier sortant, y compris les envois via Purolator et Quick Messenger; et
- Responsable de recommander, le cas échéant, divers éléments ou outils pour améliorer les aspects fonctionnels et administratifs du département.
Comptabilité
- Vérifier les divers types de factures et les jumelés avec les bons de commande, les bons de livraison et les approbations pour s’assurer que les quantités et les prix soient exacts et que les achats sont approuvés ;
- Faire approuver les factures sans bons de commande par le bon service.
- Vérifier ou indiquer le bon compte du grand livre pour chaque facture ;
- Vérifier les rapports de dépenses ;
- Effectuer la saisie des factures et des rapports de dépenses dans le système comptable ;
- Résoudre les divergences entre les bons de commande et les factures avec le service des achats et les fournisseurs ;
- Gérer et concilier les cartes de crédit corporatives ;
- Gérer la boîte de réception des comptes payables
- Vérifier et concilier les états de compte des fournisseurs ; et
- Tenir un système de classement pour les comptes payables.
Description des compétences
- Une connaissance de l'administration des affaires normalement acquise par le biais d'études postsecondaires ou spécialisées ET un minimum de 3 ans en tant qu'adjoint(e) administratif est requise;
- Au moins 3 ans d'expérience en comptabilité, en majorité avec les comptes fournisseurs;
- Solide expérience dans la coordination de réunions et de voyages;
- Communication verbale et écrite : Anglais 10/10, Français 8/10+;
- Rapidité d’exécution;
- Grande capacité de jugement, ne fait presque pas d’erreurs;
- Expérience en rédaction administrative bilingue ainsi qu'en édition de texte bilingue et en formatage de documents d'entreprise est exigée;
- Une maîtrise des systèmes informatiques et des logiciels tels que la suite MS Office est requise (niveau avancé / expert requis);
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision et des compétences démontrées en matière de prise de décision et de résolution de problèmes;
- Capacité d'effectuer plusieurs tâches et de gérer un mélange diversifié de problèmes, de responsabilités et de défis;
- Capacité à travailler dans un environnement d'équipe, tout en développant des relations de travail positives et productives;
- Des normes éthiques solides et la capacité de faire preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles et privilégiées;
- Solides compétences organisationnelles avec une capacité à gérer et à hiérarchiser la charge de travail de manière proactive, en fournissant des commentaires sur les progrès et les problèmes prioritaires;
- Un comportement général toujours professionnel, chaleureux et accessible;
- Aide à la maintenance des documents (archivage, classement etc.).
Type d'emploi : Permanent, Temps plein
Salaire : 60 000,00$ à 75 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Programmes de Bien-être
- REER Collectif
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Horaires de travail :
Types de paie supplémentaire :
Mesures COVID-19:
Selon les consignes de la Santé Publique
Lieu du poste : En présentiel
