Province : Ontario
Succursale: Waterloo
Type d'emploi : Temps plein
Nombre de postes : 1
RÉSUMÉ
Les assistants administratifs participent aux opérations quotidiennes avec les fournisseurs et les clients en effectuant des tâches telles que le classement des documents, la réponse aux appels téléphoniques, la préparation des documents et l'assistance à leurs supérieurs.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Agir en tant que représentant de l'entreprise auprès des clients et des fournisseurs afin de fournir un service exceptionnel.
- Gérer le bureau de service en fournissant un service à la clientèle aux techniciens et aux employés.
- Répondre aux appels reçus par le service après-vente.
- Traiter et répondre aux courriels des clients, des fournisseurs, du service comptable et de divers autres employés au sein de l'organisation.
- Saisir quotidiennement et avec précision le temps de travail des techniciens dans chaque ordre de service (ordres de service facturables et non facturables).
- Numériser quotidiennement les rapports narratifs des techniciens dans chaque ordre de service et les éditer pour en assurer la lisibilité.
- Préparer les ordres de service pour examen et ajustement du processus.
- Collaborer avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix sur les pièces/articles nécessaires au service après-vente (Great Lakes, Brofasco, RW Hamilton, CARQUEST, Traction, Wurth, etc).
- Commander les pièces/articles nécessaires quotidiennement aux techniciens.
- Remplir les bons de commande pour les pièces/articles/inspections (test E, ingénierie) nécessaires à la réparation de l'équipement des clients.
- Approvisionner et commander quotidiennement des articles pour l'atelier (chiffons blancs, silicone, attaches, colle, écrous, boulons, litière pour chat pour absorber les déversements d'huile, propane, balais, etc.
- Assurer la liaison avec les entreprises de ramassage des ordures ménagères et des déchets, le cas échéant.
- S'assurer que les factures des fournisseurs sont reçues et qu'elles correspondent aux bordereaux d'expédition afin de garantir que le produit a bien été reçu.
- Recevoir les factures des fournisseurs dans SAP pour les préparer au paiement, joindre les factures à leurs ordres de service respectifs ou à l'usage de l'atelier et les envoyer par courrier électronique au siège pour paiement.
- Assurer la liaison avec l'équipe du service après-vente en ce qui concerne la programmation des réparations des clients.
- Communiquer avec les clients au sujet des numéros de bons de commande à saisir sur nos factures afin de créer un processus de procédure de paiement rationalisé.
- Assurer la liaison avec les entreprises de camionnage pour l'enlèvement des grosses pièces à réparer et à renvoyer.
- Apporter un soutien administratif au gestionnaire de services dans le cadre d'autres tâches et projets, selon les besoins et les tâches qui lui sont confiées.
- Tâches de bureau générales telles que
- Maintenir la documentation du département pour le flux quotidien des techniciens et du personnel de bureau, comme les rapports d'inspection, les rapports d'assurance, les formulaires, le classement.
- Achat d'articles de bureau pour l'usage quotidien (piles, porte-clés pour les unités clients, encre pour la photocopieuse, récipient pour les échantillons d'huile, etc.)
LES COMPÉTENCES DE BASE :
- Solides compétences organisationnelles
- Expérience professionnelle pertinente
- Professionnel
- Plein de ressources
- Bonnes aptitudes à la communication
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle ;
ÉDUCATION/FORMATION :
- Diplôme d'études postsecondaires et/ou expérience professionnelle pertinente
- Le SIMDUT, l'orientation sur le site et la formation en matière de sécurité sont des atouts.
LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ :
Nous attendons de tous les employés de Strongco qu'ils effectuent leur travail en toute sécurité, qu'ils respectent toutes les politiques de sécurité de Strongco et qu'ils signalent toutes les conditions dangereuses et les procédures de travail non sécurisées. En outre, les employés de Strongco sont tenus de signaler tous les incidents, accidents et accidents évités de justesse, conformément aux politiques de l'entreprise.
Strongco est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et qui s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail. Nous reconnaissons nos obligations et nos responsabilités en tant qu'employeur et nous encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les membres des minorités visibles.
Strongco s'adaptera aux personnes handicapées pendant les processus de recrutement et d'évaluation. Si des aménagements sont demandés, Strongco consultera le candidat et organisera la mise à disposition d'aménagements appropriés qui prendront en compte les besoins du candidat.
